Sognedagen, som vi har kendt den i mange år med loppemarked, café og lotteri er lukket ned. Vi var desværre ikke frivillige nok til at få det til at løbe rundt. Men søndag d. 22. marts 2020 afholdes en ny slags sognedag. Hvordan den vil forløbe, afslører vi ikke endnu, men sæt endelig kryds i kalenderen. 

 

 

Vedtægter for Sognedagsudvalg i Helleruplund sogn

§1  Formål

Sognedagsudvalget har som sin primære opgave at forestå planlægning og afvikling af den årlige sognedag i Helleruplund sogn.

Sognedagen er en diakonal aktivitet i Helleruplund sogn, der har som formål at indsamle økonomiske midler til diakonalt og socialt arbejde i og uden for kirken.

Sognedagen har endvidere som hensigt at understøtte og styrke det sociale og frivillige arbejde og fællesskab i Helleruplund sogn.

Sognedagsudvalget kan påtage sig at forestå eller indgå i andre diakonale og sociale aktiviteter i sognet.

§2  Udvalgets sammensætning

Sognedagsudvalget udgøres af repræsentanter fra De Frivillige, Menighedsrådet og De grønne Pigespejdere, hvor de frivillige til enhver tid skal udgøre mindst halvdelen af udvalget og det samlede udvalg ikke overstiger 9 personer. Udvalget samarbejder om sognedagens gennemførelse og om evt. andre aktiviteter og initiativer.

Udvalget konstituerer sig med en formand. Udvalgets medlemmer udpeges årligt af hver af de tre repræsentationer.

§3  Møder

Udvalgtes formand indkalder til og leder møderne.

Udvalget afholder møder, der sikrer en hensigtsmæssig planlægning og afvikling af sognedagen. På møderne præciseres formålet med anvendelsen af sognedagens overskud, ligesom der planlægges møder med frivillige med henblik på fordeling og koordinering af opgaver og roller i forbindelse med sognedagens planlægning og afvikling.

Efter sognedagen afholdes et møde, der evaluerer forløbet og hvor der tages konkret stilling til fordeling af overskud.

Udvalgets beslutninger træffes ved almindelig flertal blandt de fremmødte.

§4  Opgaver

Planlægning, koordinering og afvikling af sognedagen omfatter bl.a. følgende opgaver:

  • Annoncering og PR (Helleruplundfolder, Villabyerne, plakater, hjemmeside m.v.)
  • Donationer/fundraising til lotterier m.v. (blandt sognets handlende og kirkens indkøbsparter)
  • Café (indkøb til og fremstilling af smørrebrød, kager og drikkevarer, m.v.)
  • Salgsboder (fremstilling af bagværk, marmelader, pyntegenstande m.v.)
  • Loppemarked (indsamling, sortering og salg af effekter)
  • Klargøring og oprydning af lokaler
  • Budget og regnskab. Regnskabsåret følger kalenderåret. Regnskabet revideres af en revisor. Revisor udpeges for et år ad gangen.
  • Der afholdes et årligt arrangement for sognedagens frivillige.

§5  Udvalgets opløsning

Sognedagsudvalget kan opløses såfremt 2/3 af udvalgets medlemmer beslutter det. Ved opløsning tager udvalget stilling til anvendelsen af et eventuelt overskud, der skal anvendes i overensstemmelse med det overordnede formål for udvalgets arbejde.

Vedtægter tiltrådt d. 22.april 2013